1.2
TRABALHISTA
|
Documento
|
Prazo de Guarda
|
| Acordo
de compensação de horas *
|
5 anos
|
| Acordo
de prorrogação de horas *
|
5 anos |
| Adiantamento saltahoma
|
5 anos
|
| Atestado de saúde ocupacional
|
20 anos no mínimo, após o desligamento
do trabalhador |
| Autorização de descontos não
previstos em lei *
|
5 anos
|
| Aviso
prévio – comunicado *
|
5 anos |
| Cadastro Geral de Empregados
e Desempregados - CAGED
|
36 meses
|
| Carta
com Pedido de Demissão *
|
5 anos
|
| Comissão Interna de Prevenção
de Acidentes – CIPA – processo eleitoral
|
5 anos
|
| Comunicação de Acidente de Trabalho
- CAT
|
10 anos |
| Contrato de Trabalho *
|
Indeterminado |
| Controles de ponto *
|
5 anos
|
| Folha
de Pagamento
|
10 anos
|
| Fundo
de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) – depósitos e documentos relacionados
|
30 anos
|
| Guia
de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana – GRCSU (para as contribuições
não recolhidas não há prazo prescricional)
|
5 anos
|
| Guia
de Recolhimento do Fundo de Garantia do Fundo de Tempo de Serviço
e Informações à Previdência Social (GFIP)
|
30 anos
|
| Guia
de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF)
|
30 anos |
| Laudo
Técnico de Condições Ambientais de Trabalho – LTCAT *
|
20 anos
|
| Livro “registro de segurança” das
caldeiras e vasos sob pressão *
|
Existência
do equipamento
Indeterminado
|
| Livro
de inspeção do Trabalho *
|
Indeterminado
|
| Livro
ou fichas de Registro de Empregados
|
Indeterminado |
| Mapa
Anual de Acidentes do Trabalho - SESMT
|
5 anos
|
| Pedido
de Demissão *
|
5 anos |
| Perfil Prossiográfico previdenciário - PPP
|
20 anos
|
| Programa de Controle Médico
de Saúde Ocupacional - PCMSO
|
20 anos
|
| Programa de Prevenção de Riscos
Ambientais - PPRA
|
20 anos
|
| Recibo
de entrega do Vale-Transporte
|
5 anos
|
| Recibos de Pagamentos de férias
*
|
5 anos |
| Recibos de Pagamentos de salários
*
|
5 anos
|
| Recibos de Pagamentos do 13°
salário *
|
5 anos
|
| Recibos de Pagamento de abono
pecuniário *
|
10 anos
|
| Relação Anual de Informações
Sociais - RAIS
|
5 anos
|
| Relação dos depósitos bancários
e salários *
|
5 anos
|
| Resumo
Estatístico Anual
|
3 anos
|
| Seguro
Desemprego – Comunicado de Dispensa – CD e Requerimento do Seguro
– Desemprego - SD |
5 anos contados a partir da dispensa
do empregado
|
| Termo
de Rescisão do Contrato de Trabalho *
|
5 anos
|
| *
Para estes casos não há fundamento legal, trata-se de entendimento.
Todavia, a empresa poderá permanecer com tais documentos por prazo
superior, se julgado necessário.
|
| 1.3
TRIBUTÁRIA |
| Documento
|
Prazo de Guarda
|
| Arquivo digital
(sistema de processamento de dados)
|
5 anos
|
| Comprovante de Rendimentos Pagos
ou Creditados e de Retenção na Fonte
|
5 anos
|
| Comprovantes da escrituração
(notas fiscais e recibos)
|
10 anos |
| Contratos de seguro de bens –
documentos originais
|
5 anos |
| Contratos de seguro de pessoas
– documentos originais
|
20 anos
|
| Contratos Previdenciários Privados |
20 anos
|
| Declaração de Ajuste Anual –
IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores
|
5 anos
|
| Declaração Comprobatória de Percepção
de Rendimentos - DECORE
|
5 anos
|
| Declaração de Débitos e Créditos
Tributários Federais – DCTF
|
5 anos
|
| Declaração de Imposto de Renda
- DIRF
|
5 anos
|
| Declaração de Informações sobre
Atividades Imobiliárias - DIMOB
|
5 anos
|
| Declaração de Informações das
Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal – DIPI
–TIPI 33
|
5 anos
|
| Declaração de Imposto sobre Propriedade
Territorial Rural - DITR
|
5 anos
|
Declaração Especial de Informações - DIF
DIF
– Bebidas
DIF
– Cigarros
DIF
– Papel Imune
|
5 anos
|
| Declaração de Informações Econômico-Fiscais
da Pessoa Jurídica - DIPJ
|
5 anos
|
| Declaração Simplificada da Pessoa
Jurídica (DSPJ) - Inativa
|
5 anos
|
| Declaração Simplificada da Pessoa
Jurídica - Simples
|
5 anos
|
| Demonstrativo de Apuração de
Contribuições Sociais - DACON
|
5 anos
|
| Demonstrativo de Notas Fiscais
- DNF
|
5 anos
|
| Demonstrativo do Crédito Presumido
- DCP
|
5 anos
|
| Documentos, papéis de trabalho,
relatórios e pareceres relacionados aos serviços realizados pelo Autor
Independente
|
5 anos
|
| Extinção das debêntures - livros
|
5 anos
|
Livros
obrigatórios de escrituração fiscal e comercial
-
Livro Diário
-
Livro Razão
|
5 anos
Permanente
10 anos |
| Livros
e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativas
|
10 anos
|
| Pedido
Eletrônico de Ressarcimento ou Restituição e Declaração de Compensação
– PER/DCOMP
|
5 anos
|
| Sociedades Anônimas S/A – Títulos
e contratos de investimento coletivo
|
8 anos
|
| Títulos de Capitalização – documentos
originais
|
20 anos
|
| Fonte: Fenacon – Federação Nacional das Empresas
de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícia, Informações
e Pesquisas
|
| Tabela
de Temporalidade de Documentos de Pessoa Física |
| |
| 1. VIDA
FINANCEIRA
|
| 1.1 PAGAMENTO DE TRIBUTOS
|
| Documento
|
Prazo de Guarda
|
Prazo de Precaução
|
Observações
|
| 1.1.1 Imposto de Renda
de Pessoa Física (IRPF) e seu respectivo DARF
|
5 anos, contados a partir do
exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado
|
|
Os comprovantes devem
ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes
ao da respectiva declaração, ou seja, 6 anos (Código Tributário
Nacional, Lei 5.172/66, art. 173, I). O mesmo prazo aplica-se
aos comprovantes utilizados na declaração do imposto de Renda
|
| 1.1.2 Imposto Predial
e Territorial Urbano (IPTU) e seu respectivo DARM
|
5 anos, contados a partir do
exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado
|
10 anos
|
Os comprovantes devem
ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes
ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66,
art. 173, I). Depois deste prazo, a dívida prescreve e a Prefeitura
não pode mais cobrá-la, porém, para efeito de comprovação de propriedade,
é necessário manter o comprovante por 10 anos
|
| 1.1.3 Imposto sobre Propriedade
de Veículos Automotores (IPVA)
|
5 anos, contados a partir do
exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado
|
|
Os comprovantes devem
ser mantidos durante os 5 anos subseqüentes
ao da respectiva cobrança (Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66,
art. 173, I). Na transferência de veículo, o comprador deve solicitar
os últimos quatro anos, para evitar fraudes, uma vez que o vendedor
pode apresentar o último pagamento, sem que os anteriores estejam
pagos.
|
| 1.2
PAGAMENTO DE CONTAS DE CONSUMO (ÁGUA, LUZ, TELEFONE)
|
| Documento
|
Prazo de Guarda
|
Prazo de Precaução
|
Observações
|
| 1.2.1 Comprovante de pagamento
de conta de água, luz, telefone (inclusive o celular)
|
90 dias
|
5 anos
|
Por sua natureza de relação
de consumo, o prazo é definido pelo Código de Defesa do Consumidor, Lei. 8.078/90, art. 26, II. Em caso de necessidade de questionamento
de valores de tributos, seguir o Código Tributário Nacional, Lei
5.172/66, art. 173, I). Manter as contas
também serve como garantia de manutenção dos serviços. Caso o fornecedor
alegue que uma conta antiga não tenha sido paga e o consumidor não
disponha mais de comprovante, poderá pedir para que o fornecedor prove
que a conta não foi paga. A comprovação também pode ser feita por
extrato bancário, em caso de débito automático
|
| 1.3
PAGAMENTO DE ALUGUEL E CONDOMÍNIO
|
| Documento
|
Prazo de Guarda
|
Prazo de Precaução
|
Observações
|
| 1.3.1 Recibo de pagamento
de aluguel
|
3 anos
|
|
Ver Código Civil, Lei
10.406/02, art. 206, § 3º, I.
|
| 1.3.2 Recibo de pagamento
de condomínio
|
5 anos
|
|
Ver Código Civil, Lei
10.406/02, art. 206, § 5º, I. É possível solicitar à administradora
do condomínio, periodicamente, uma declaração de que não existem débitos
pendentes. Assim, é mantido apenas um documento arquivado
|
| 1.4
COMPRA (IMÓVEIS, BENS DURÁVEIS E NÃO-DURÁVEIS)
|
| Documento
|
Prazo de Guarda
|
Prazo de Precaução
|
Observações
|
| 1.4.1 Recibo dos pagamentos
das parcelas de imóvel
|
Até que seja feito o registro
da escritura no Cartório de Registros de Imóveis
|
|
|
| 1.4.2 Nota fiscal de compra
de bem durável
|
Prazo de garantia
|
Vida útil do produto
|
Ainda que o prazo de garantia
dado pelo fabricante tenha se esgotado, alguns defeitos que não ocorrem
pelo desgaste natural do bem podem surgir após a garantia, o chamado
“vício oculto”. Exemplo disso é o “recall” de automóveis. Ver Código
de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, § 3°
|
| 1.4.3 Nota fiscal de produtos
e serviços não-duráveis
|
30 dias
|
|
Os alimentos são exemplo
desta categoria, e a nota deve ser preservada pelo prazo da garantia
legal de 30 dias (Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90,
art. 26, I).
|
| 1.5
SERVIÇOS BANCÁRIOS E FINANCEIROS
|
| Documento
|
Prazo de Guarda
|
Prazo de Precaução
|
Observações
|
| 1.5.1 Comprovante de depósito
bancário
|
Não especificado
|
|
Deve-se guardar até comprovação
do crédito em conta
|
| 1.5.2 Extrato bancário
|
5 anos
|
|
Para comprovação de pagamentos
diversos (cf. CC, CTN); de salários, na falta de holerite (cf.
CLT); de movimentação financeira (fisco, por exemplo)
|
| 1.5.3 Fatura de cartão
de crédito
|
3 anos, se houver parcelamento,
com relação à discussão dos juros aplicados. |
5 anos, com relação a eventuais
cobranças
|
Para faturas de cartão
de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos Usuários
de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo
de um ano, por cautela, para que o consumidor se previna contra eventuais
lançamentos indevidos e/ou cobrança em duplicidade por parte das administradoras
de cartões de crédito. É importante ressaltar que a pretensão de cobrança
de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular
(que seria o caso dos cartões, pois o consumidor assina um contrato)
prescreve em 5 anos (Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206)
|
| 1.6
CONTAS E RECIBOS GERAIS
|
| Documento
|
Prazo de Guarda
|
Prazo de Precaução
|
Observações
|
| 1.6.1 Carnê e/ou comprovante
de pagamento de consórcio
|
Até a entrega da carta
de liberação da alienação fiduciária
|
|
|
| 1.6.2 Comprovante de pagamento
de mensalidades escolares |
5 anos
|
Guardar de preferência
até o término do curso, após receber o certificado ou diploma
|
Obedece ao prazo previsto
no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado
para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado
por 6 anos, juntamente com a Declaração
|
| 1.6.3 Comprovante de pagamento
de convênio médico
|
5 anos
|
|
Obedece ao prazo previsto
no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I. Quando utilizado
para efeito de abatimento em Imposto de Renda, deverá ser arquivado
por 6 anos, juntamente com a Declaração
|
| 1.6.4 Comprovante de pagamento
de TV por assinatura
|
5 anos
|
|
Obedece ao prazo previsto
no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I
|
| 1.6.5 Comprovante de pagamento
de honorários de profissionais liberais
|
5 anos após a conclusão dos
serviços, ou após cessação do contrato ou mandato.
|
|
Obedece ao prazo previsto
no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, II
|
| 1.6.6 Comprovante de hospedagem |
1 ano
|
|
Cobranças referentes à
hospedagem e alimentação em hotéis obedecem ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, §1º, I
|
| 2.
VIDA TRABALHISTA
|
| Documento
|
Prazo de Guarda
|
Prazo de Precaução
|
Observações
|
| 2.1 Cartão do Programa
de Integração Social (PIS)
|
Permanente
|
|
|
| 2.2 Carteira de Trabalho
e Previdência Social (CTPS)
|
Permanente
|
|
|
| 2.3 Extrato da conta vinculada
do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)
|
2 meses
|
|
O trabalhador pode conferir
a regularidade dos depósitos em sua conta vinculada através de extrato
enviado à sua casa de 2 em 2 meses. Se não
estiver recebendo o extrato, o trabalhador deverá informar seu endereço
completo em uma agência da CAIXA ou pela Internet, no site <www.caixa.gov.br> |
| 2.4 Holerite/recibo de pagamento de salário
|
Aposentadoria |
|
Guardar até a autorização
de concessão do benefício, para fazer prova de tempo de serviço e
de contribuição
|
| 2.5 Guia de recolhimento
previdenciário como autônomo
|
Aposentadoria |
|
Guardar até a autorização
de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e
de contribuição
|
| 2.6 Termo de Rescisão
de Contrato de Trabalho (TRCT)
|
Aposentadoria
|
|
Guardar até a autorização
de concessão do benefício, para fazer prova do tempo de serviço e
contribuição
|
| 3.
PATRIMÔNIO
|
| Documento
|
Prazo de Guarda
|
Prazo de Precaução
|
Observações
|
| 3.1 Escritura de imóvel
|
Permanente
|
|
Comprova o direito de
propriedade do bem. Em caso de venda, deve ser transferido ao novo
proprietário
|
| 3.2 Certificado de Registro
e Licenciamento Anual (CRLV)
|
1 ano
|
|
Documento de porte obrigatório
para o condutor do veículo, sob pena de multa e apreensão deste (Código
de Trânsito Brasileiro, Lei. 9.503/97, art. 230, V). Pode ser substituído
por uma cópia autenticada pela repartição de trânsito competente
|
| 3.3 Apólice de seguro (de vida, de residência, de saúde, de veículo etc.)
|
1 ano, após o final da vigência |
|
O prazo é contado a partir
da data de citação pelo terceiro prejudicado ou da indenização feita
a este, no caso de responsabilidade civil, ou do fato gerador da pretensão,
nos demais casos. Ver Código Civil, Lei. 10.406/02, art. 206, §
1º, II
|
| 4.
CIDADANIA
|
| Documento
|
Prazo de Guarda
|
Prazo de Precaução
|
Observações
|
| Permanente |
|
Se o titular deixar de
votar ou justificar por três votações consecutivas, o título será
cancelado. Cada turno é considerado uma votação |
|
| 4.2 Comprovante de
votação |
Manter os comprovantes dos dois últimos sufrágios (inclusive dos turnos, se houver)
|
|
Em caso de perda dos comprovantes,
é possível solicitar a qualquer Cartório Eleitoral uma Certidão de
Quitação Eleitoral, que será emitida na hora, devido ao acesso direto
ao Cadastro Geral de Eleitores. Para os eleitores inscritos no Estado
de São Paulo, a requisição pode ser feita através da internet, no
site <www.tre-sp.gov.br>
|
| 4.3 Certidão de nascimento
|
Permanente
|
|
Possui validade até a
certidão de casamento
|
| 4.4 Certidão de casamento
|
Permanente
|
|
Possui validade até a
certidão de óbito
|
| 4.5 Certidão de óbito
|
Permanente
|
|
|
